著作権について
当ホームページに掲載されているすべての文書、写真、イラスト等に関する諸権利は、著作権法によって保護されています。
これらの情報について、著作権法で認められた場合を除き、無断転載、複製、転用をすることはできません。
個人情報保護方針について
社会福祉法人山形県コロニー協会は、社会福祉事業を営む法人として、本人の権利利益の尊重及び個人情報の保護を社会的責務と考えております。本人の権利利益の尊重及び個人情報の保護を事業運営上の最重要事項と位置付け、個人情報保護方針を定め、これを実行し、維持を行います。
- 個人情報の取得・利用・提供、目的外利用の禁止
- 法令・規範の遵守
- 安全対策
- 苦情相談対応
- マネジメントシステムの継続的改善
本人の権利利益の尊重及び個人情報保護を目的とする体制を確立し、個人情報の取得、利用、提供において所定の規則に従って適切に取扱います。また、取得時に提示した利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないよう、措置を講じます。
個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令及び諸規則、国が定める指針その他の規範を遵守します。
セキュリティ対策を講じることにより、個人情報の漏えい､滅失又はき損の防止及び是正に努めます。
個人情報の取扱い及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの個人情報に関する苦情及び相談に関して適切な対応を行います。
個人情報の保護に関するマネジメントシステムを定め、役員及び従業員に周知徹底し、個人情報の保護に関するマネジメントシステムの定期的な見直しを行ない、継続的な改善を行います。
制定日：２０２２年７月１日
社会福祉法人山形県コロニー協会
理事長 須 貝 壽 一
［苦情相談窓口/保護方針に関する問合せ先］
TEL 023-641-7335
個人情報保護総合担当窓口 法人事務局
個人情報の取り扱いについて
社会福祉法人山形県コロニー協会では、個人情報の保護に関する法律に基づき、弊法人の保有する個人情報に関し、次のとおり公表します。
- 個人情報の取得・取扱いについて
- 個人情報の管理について
- 個人情報の取得と利用目的について
弊法人は個人情報を取得させて頂く場合は遵法精神に基づき適正な手段で行います。尚、弊法人が個人情報の取得を意図し、ご本人から書面やWeb等を通じて直接提供いただく場合、個人情報の利用目的を明示させて頂きます。ただし、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。
弊法人は、「利用目的一覧」に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用いたします。
【利用目的一覧】
- （1）お取引で取得する個人情報(保有個人データ)
- 本人と弊法人との間の契約の成立および履行。
- 本人との商談、打合せのための連絡。
- 弊法人、関連会社および弊法人の業務提携先のサービス・商品等のご案内。（宣伝物、印刷物の送付等）
- マーケティングおよび販売促進、商品企画のための統計データ作成。（個人は識別できません）
- 弊法人におけるサービスの開発、分析及び研究。
- 弊法人事業（生産事業・福祉サービス事業）における連絡、提案、募集及び契約。
- 緊急時における連絡。
- （2）採用募集で取得する個人情報(保有個人データ)
- 募集活動及び選考、採用関連情報の提供等。
- 採用選考結果のご本人への通知。
- （3）従業者の個人情報(保有個人データ)
- 採用・雇用・労務・人事管理、公的手続きに関連する事項。
- 社内サービス・福利厚生に関する事項。
- 災害発生時等の緊急時連絡。
- 業務管理、資産管理、システム管理等に関する事項。
- （4）お問い合わせで取得する個人情報(保有個人データ)
- お問い合わせへの回答、対応管理、関連資料の送付等。
- （5）受託業務で取得する個人情報（非保有個人データ）
- 受託業務（相談支援業務、就業支援業務、生活支援事業）遂行のため。
【監視カメラによる録画について】
弊法人が管理する施設において、ご本人の安全のため、防犯のために監視カメラにて録画させていただく場合がございます。予めご了承ください。録画された情報は、一定期間保管され、その後速やかに消去いたします。
【電話対応の通話録音について】
弊法人は、ご本人のご意見やご要望等を正確に把握して対応するため、また、電話対応の品質向上を目的とした電話対応教育のため、お客様との通話を録音させていただく場合がございます。
個人情報保護法の施行前に取得し、弊法人にて保有する個人情報に関しては、上記の利用目的で継続して利用させていただきます。
弊法人は、合併、分社化、営業譲渡等で、事業を継承し個人情報を取得した場合、継承前にご本人に同意を得ている、または通知、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内で利用します。
「法令に基づく場合」「人の生命、身体または財産の保護」「国の機関等への協力」に該当する場合は、上記利用目的の範囲外であっても事前の同意を得ずして個人情報を取得し、また利用させていただく場合があります。
- ご本人への連絡又は接触する場合について
- 法令に基づく場合。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- 個人情報の取扱いの全部または一部を委託された場合であって、当該個人情報をその利用目的の達成に必要な範囲内で取扱うとき。
- 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合であって、利用目的などを本人に明示、通知または公表することなく取得した個人情報を利用するとき。
- 個人情報の安全管理のために講じた措置について
- 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
- 個人データの取扱状況について、部門ごとに定期的な自己点検を実施するとともに、内部監査員による監査を実施
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
- 個人データについての秘密保持に関する誓約書の締結
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内外の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
- 個人情報の第三者への提供について
- 法令に基づく場合。
※行政手続における特定の個人を認識するための番号の利用等に関する法律においては、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために、従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限る。 - 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき。
- 公衆衛生の向上または児童が健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託するとき。
- 個人情報取扱いの委託について
- 保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知および開示等の請求について
- ご依頼に応じて保有個人データの利用目的の通知又は保有個人データの開示をする際、手数料は不要です。郵送が必要な場合は、簡易書留送料の実費を申し受けます。
- 以下の事項に該当する場合、ご要望に応じられない場合がありますのであらかじめご了承ください。
- ご本人又は正当な代理人との確認ができない場合。
- 弊法人の保有個人データに該当しない個人情報に関して利用目的の確認、開示、訂正、追加、削除、利用停止等のご請求をされた場合。
- 弊法人の保有個人データを開示することによって、ご本人又は第三者の生命・財産・身体その他の権利利益を害するおそれがある場合。
- 弊法人が保有個人データを開示することによって、弊法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
- 弊法人が保有個人データを開示することによって、他の法令に違反することとなる場合。
- 弊法人の保有個人データに関して訂正、追加等のご請求をされた場合に、利用目的からして訂正等が必要ない場合やご要求が事実と相違する場合。
- 弊法人の保有個人データに関して削除、利用停止等（以下利用停止等といいます。）のご請求をされた場合に、弊法人の手続上の違反（利用目的外の利用、取得又は「個人情報の第三者への提供について」上記に該当する事由以外での第三者への提供）が認められない場合。
- 弊法人の保有個人データに関して利用停止等のご請求をされた場合に、利用停止等を行うことが困難な場合であってかつ代替手段によりご本人の権利利益を保護し得る場合。
- 個人情報を提供されることの任意性について
社会福祉法人山形県コロニー協会（以下弊法人といいます。）は、弊法人は個人情報を提供されるすべての方々（以下本人といいます。）の個人情報を保護することが、個人情報取扱事業者としての重要な責務であると認識し、その取扱い方針を以下の通り定め、個人情報の保護に努めます。
＜事業者名＞
社会福祉法人山形県コロニー協会
＜個人情報管理者および連絡先＞
個人情報管理者：鈴木 宏
〒990-2322 山形県山形市桜田南１丁目１９番地
電話番号：023-641-7335 ＦＡＸ：023-641-7368
弊法人は個人情報の漏洩、滅失、破棄損等の防止のために、法令、ガイドライン及び弊法人の内部規則に従い、適切な安全管理策を施し、保有する個人情報の保護に努めます。また、従業員に対しても個人情報の取り扱い等についての教育を行い、その保護に万全を期すよう努めます。
お客様及び従業員が同意した利用目的の達成に必要な範囲内において適法かつ適切にご本人に連絡又は接触いたします。
但し、次のいずれかに該当する場合は、除きます。
弊法人は、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規定等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントを運用しております。また実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の４つの観点から以下のような安全管理措置を講じております。
（組織的安全管理措置）
（人的安全管理措置）
（物理的安全管理措置）
（技術的安全管理措置）
弊法人は以下の場合を除き、個人情報を外国を含む第三者に提供することはいたしません。
なお弊法人は、クレジットカード決済代行業者にお客様のクレジットカード情報を提供することはございません。
円滑な事業運営を行い、より事業を提供するために、事業・業務の全部または一部を委託する場合があります。この場合、特定した利用目的の達成に必要な範囲内において適法かつ適切にこれを行い、個人情報を適切に取扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において、個人情報の適正な取扱いに必要な適正管理及び機密保持事項等を取り決めて契約いたします。
弊法人は、ご本人からの求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）を求められた場合は、遅滞なくこれに応じます。また、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得し、特定した利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を利用いたします。
【ご本人確認に必要な書類】
お問合せの際に、ご本人又はご本人の正当な代理人であるか確認を求める場合がございますのでご協力をお願いいたします。ご本人からの依頼であることを確認するため、下記のいずれかをご提出いただきます。
・運転免許書のコピー ・健康保険証のコピー ・年金手帳のコピー ・住民票の写し
・パスポートのコピー ・外国人登録証明書のコピー
【保有個人データの取扱いに関する苦情・相談の窓口案内】
・弊法人の所属する認定個人情報保護団体
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル １２F
個人情報保護苦情相談室
電話番号：03-5860-7565/0120-700-779
注）弊法人の商品・サービスに関する問い合わせ先ではありません。
【保有個人データの開示等請求の窓口案内】
個人情報問合せ窓口：社会福祉法人山形県コロニー協会 法人事務局
〒990-2322 山形県山形市桜田南１丁目１９番地
電話番号：023-641-7335 ＦＡＸ：023-641-7368
ご本人又は代理人の方が個人情報の利用目的の確認、照会、利用停止等を希望されている場合の手続き及び連絡先は上記の個人情報の取扱いに関するお問合せ対応窓口をご参照ください。
弊法人の個人情報保護に関する苦情・相談につきましては上記の対応窓口でお受けいたします。
直接、弊法人へご来訪いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので予めご了承ください。
【保有個人データの開示等の請求手続】
代理人による依頼の場合は、上記に加えて代理人資格の確認書類（法定代理人の場合：戸籍謄本/抄本の写し、代理人の場合：ご本人からの委任状）が必要です。
利用目的の達成のために必要とされる個人情報が提供されない場合、各種事業・業務等を適切な状態で提供できない場合があり、利用目的が達成されないことがあります。必須項目以外の項目の記入は任意です。よろしければご記入をお願いします。特にご記入がない場合でも、お客様の不利益になることはございません。